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CIDADE INTELIGENTE

Processo Eletrônico

SEI traz economia e dá mais agilidade e transparência aos processos da Virada Cultural 2016

O saldo revela que, em comparação com o ano anterior, mais processos foram tramitados e concluídos em menor tempo, houve mais segurança e transparência nas informações e significativa economia de papel e insumos.

 

A Secretaria Municipal da Cultura (SMC) continua entusiasmada com o impacto positivo causado pela utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) nos processos de contratação e pagamentos da Virada Cultural 2016, ocorrida entre 20 e 22 de maio em diferentes pontos da cidade.

Ao avaliar a experiência, a secretária de Cultura, Maria do Rosário Ramalho, declara que “o processo eletrônico dá agilidade à contratação e tramitação e amplia a transparência, fortalecendo mecanismos de controle interno e para a sociedade”. Ela também relata que “os setores envolvidos elogiaram muito a organização e rapidez dos processos, possibilitando que as áreas-meio também fizessem mais em menos tempo e com maior padronização de informações”.

Mais processos movimentados e concluídos em menor tempo, mais segurança e transparência nas informações, economia de papel e insumos. Esse foi o saldo registrado pela secretaria ao comparar os resultados alcançados com a adoção do Sistema Eletrônico de Informações para tramitação de processos administrativos com o tradicional, em papel.

Como apontado pela secretária Maria Ramalho, a experiência mostrou que houve significativos ganhos na segurança da informação e transparência. O levantamento e a conferência dos dados para publicação no site www.viradacultural.prefeitura.sp.gov.br, reforçando a transparência ativa na gestão pública, foi mais fácil e rápida, por conta de os processos serem acessíveis pela internet. Em menos de um mês depois da realização do evento, os dados detalhados já estavam publicados no site oficial. Além disso, toda a tramitação pôde ser acompanhada em tempo real pelos contratados, do ato da assinatura, passando pelo empenho, até o posterior pagamento.

 

Economia de tempo e papel

De acordo com a Coordenadoria de Administração e Finanças (CAF) da secretaria, este ano, para a Virada, foram movimentados 429 processos de contratação, envolvendo as áreas artística e de comunicação, além de curadores e produtores. Mas, conforme complementa o coordenador geral da CAF, Alexandre Piero (Alex), “esse número, no mínimo, dobra ao gerarmos os processos de pagamento correspondentes, que estão tramitando agora”.

Alex revela que os processos em papel exigiam entrega presencial de documentos e autuação manual e consumiam horas para numeração, junção e outras atividades em todas as etapas preparatórias. Ele revela que um processo que antes gastava entre 3h e 4h para transitar por vários setores para instrução e análise teve seu tempo de tramitação reduzido para 1h30 nos casos mais simples. Portanto, a economia, em média, é de metade do tempo. “A possibilidade de acesso concomitante de mais de um setor a um mesmo processo também foi aproveitada para fazer com que a publicação de documentos no Diário Oficial ocorresse simultaneamente à emissão do empenho”, constata. Isso é possível porque no processo eletrônico fica comprovado o horário em que a autoridade competente emitiu o despacho, liberando, assim, em paralelo, a ação de diferentes setores.

A coordenadoria também destaca a economia de papel e insumos promovida com o uso do SEI, em comparação com o evento de 2015. Conforme estimativa da SMC, cada processo em papel costuma ter entre 100 e 150 folhas. Com a tramitação eletrônica a avaliação é de que, este ano, a economia possa ter chegado a cerca de 60 mil folhas somente na Virada Cultural. Esse volume também leva em consideração as variações do número de contratos e, ainda, os ajustes e erros, que passaram a ser corrigidos eletronicamente, sem geração de consumo adicional.

Além disso, o coordenador geral da CAF chama a atenção para mais um benefício trazido à Secretaria de Cultura por causa da adoção do sistema eletrônico: “Estamos muito empolgados com o impacto que o SEI está provocando na secretaria, pois além de promover maior celeridade aos processos ainda permite que seja realizada a reorganização de seus fluxos.”.

 

SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI)

Após longo processo de análise, a Prefeitura adotou o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para a modernização dos processos administrativos. Essa escolha é compatível com a de outros órgãos públicos federais, estaduais e municipais que formam a iniciativa do Processo Eletrônico Nacional (PEN), coordenada pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

O SEI foi criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) à Prefeitura em 2014, por meio de um Acordo de Cooperação Técnica. A plataforma possibilita o aumento da eficiência administrativa e a simplificação de procedimentos, bem como maior celeridade e a eliminação de extravios, além de responder à demanda dos cidadãos por modernização da gestão pública e acesso à informação. A utilização do SEI é obrigatória para todas as secretarias e subprefeituras municipais, além de entidades da administração indireta, nos termos do Decreto Municipal nº 55.838/15.