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Processo Eletrônico

Sistema eletrônico agiliza trâmites de processos em até 76% e gera economia de R$ 600 mil com papel

SEI deve gerar economia com papel

Crédito: Fernando Pereira/SECOM

 

Cerca de um ano após a Prefeitura de São Paulo iniciar a implementação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), a ação do município já gera economia de recursos e espaço, aumento da agilidade no trâmite de processos e mais transparência na gestão. 

Apesar de abranger apenas 2,5% de todos os processos gerados no município no último ano, 13.912 no total, a migração para o meio digital de 49 tipos gerou uma economia de R$ 607 mil com papéis, impressões, pastas e capas. Em relação ao espaço físico, foram poupados 560 metros lineares, ou seja, cem estantes lotadas de ponta a ponta. Os extravios, com a utilização da ferramenta eletrônica, foram reduzidos a zero, enquanto no meio físico, nos processos ainda em papel, foram registrados 2.873 casos em 2015.

A medida também gerou agilidade na maioria dos trâmites, evitando o deslocamento físico de papeis e pastas. Por exemplo, o congelamento e descongelamento de fatias orçamentárias, que demorava até 42 dias, entre trajeto, carimbos e protocolos, teve o prazo reduzido para, em média, dez dias, uma queda de 76%. Os dados foram apresentados na tarde desta terça-feira (1º), em evento no auditório da sede da Prefeitura, no centro.

“Temos que aprender na máquina pública a trabalhar com o conceito de produtividade. Se a gente quer ser mais bem remunerado, não precisamos simplesmente trabalhar mais, e sim produzir mais. São coisas diferentes. Podemos produzir muito mais trabalhando a mesma coisa ou até menos”, afirmou o prefeito Fernando Haddad, que já assinou mais de 420 decretos e documentos pelo sistema.

“Apesar de ter apenas 2,5% de processos em SEI, já podemos verificar o quanto isso representa em termos de celeridade, economia, transparência e, principalmente, na modificação de formas de trabalhar e se relacionar com seu trabalho. Só de não se ver milhares de processos na mesa, isso já muda o ambiente de trabalho”, disse o secretário municipal de Gestão, Valter Correia.

Devido ao sucesso da implantação do SEI, o objetivo da Secretaria Municipal de Gestão é elevar para cerca de 25% a parcela de processos municipais que tramitarão pelo sistema. Outros dez tipos de processos tributários tiveram a migração autorizada nesta terça (1º), e mais de 11 mil servidores já estão capacitados para operar a ferramenta.

“Obviamente que estamos no começo. Desses 2,5%, nós temos a pretensão de chegar a 25% de todos os processos da Prefeitura tramitando de forma eletrônica. É um salto de dez vezes do que a gente tem hoje. Cada vez que ampliarmos, isso vai ganhar uma proporção exponencial. Acredito que em 2017, se continuar dessa forma, 90% possam ser tramitados de forma eletrônica”, disse Correia.

“São Paulo evoluiu, não tenho a menor dúvida que a máquina pública está se modernizando, mas tem muita coisa pela frente. Esses 2,5% de hoje é para abrir um processo mais amplo. Você não consegue chegar a 100%, sem começar cumprindo o primeiro processo. Começar é que é difícil”, afirmou o prefeito.

 

Novo site
Para informar sobre os novos processos e ajudar a população a utilizar o SEI, foi lançado nesta terça-feira (1º) o site Processo Eletrônico. Além de notícias sobre a ferramenta, o site conta com tutoriais para cidadãos e servidores, além dos processos já migrados para o SEI.

“Esse novo site procura oferecer uma comunicação facilitada para todos os públicos, seja o servidor em geral, usuários, cidadãos ou fornecedores da Prefeitura que vão passar a lidar com o sistema. Tem manuais de uso, do básico ao avançado, uma linguagem de infográfico voltada a todos, para entender as diferentes funcionalidades e entender como se faz no SEI algo que se faz no papel”, disse o coordenador do Processo Eletrônico, Samuel de Godoi.


SEI
Após avaliações ao longo de mais de um ano, a Prefeitura resolveu adotar o SEI em razão dos resultados obtidos pelos diversos órgãos que o utilizavam havia anos. A plataforma possibilita o aumento da eficiência administrativa, maior agilidade e redução de extravios, além de responder à demanda dos cidadãos por modernização da gestão pública, que garanta maior economia e sustentabilidade.

O Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4), responsável pelo desenvolvimento do sistema, o cedeu gratuitamente para a prefeitura, por meio de um termo de cooperação técnica. Ao oficializar a implantação, a gestão tornou a utilização obrigatória para todas as secretarias e demais órgãos da administração pública municipal direta e indireta.